Enfoque hacia la Gestión

Principio 5 - aproximación a la gestión

Identificando, entendiendo y gestionando -dirigiendo, preveiendo o, actuando- los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la efectividad de la organización y a la eficiencia en alcanzar sus objetivos

Esto, ya son conocimientos mas técnicos y mas de procedimiento. Simplemente, hay que tener los conocimientos en la materia para que los líderes y sus analistas, puedan realizar predicciones de futuro que beneficien a la compañía y mejoren la calidad de su sistema procesos y organización.

Además, hay que implantar un sistema de gestión válidos y consistentes en toda la compañía. Debe de documentarse y los datos e información, estarán a a disposición de todos los miembros de la organización. Los miembros de la organización deben de ser instruidos en la gestión del sistema de procesos, en particular del suyo, y en general del resto. En otras palabras. Ha de documentarse cada proceso y procedimiento de la organización. Esta información ha de estar clasificada de forma coherente. Y accesible a quien corresponda su estudio, examen o revisión.
Dado que la taréa, es ingente por extensa y compleja. No queda otro remedio que utilizar la división y tratamiento mediante procesos. Nótese que tras el esfuerzo inicial de documentar comprensible ordenada y rigurosamente cada actividad. Estos han de modificarse en el tiempo. Por lo que recomendamos su tratamiento y manipulación, mediante un potente software de fácil uso, que permita un fácil mantenimiento e impresión. Única forma que una empresa pequeña tiene de poder mantener al día esta documentación. O de tener efectivamente catalogada toda la actividad de una gran empresa.
Una mediana empresa. Puede generar un gran volumen de información de administración si trabaja con procedimientos cambiantes, o se actualiza y diversifica de forma muy rápida como podrían ser las nuevas tecnologías.

Si los planes y sistemas de gestión, son buenos. Están elaborados partiendo de información fiable obtenida mediante la lógica el frío análisis de los hechos. Y se difunde y educa en este sistema de gestión a la organización. Se produce una mayor implicación y participación de los integrantes de la organización, se logra un mejor resultado en los procesos, y una mayor motivación. Lo que influye de manera positiva en la eficiencia de la organización, y a que se alcancen los objetivos propuestos.

La gestión económica propiamente dicha. Por supuesto es muy importante en el desarrollo de la empresa. Desconocemos el alcance del análisis financiero por parte de un auditor para un certificado iso. Como no son de hacienda. Nos imaginamos que un resumen de actividad mas o menos detallado se den por contentos. Nosotros, les recomendamos que sigan los consejos de los expertos en la materia sobre producción, stocks, inversión, amortización, contratación .... . Lo que tradicionalmente se denomina gestión empresarial.

Beneficios claves del principio

• La integración y alineación -buena marcha- de los procesos, que mejor alcancen los resultados deseados
  Cuando los procesos funcionan de tal forma, que se adaptan unos a otros, cumpliendo siempre con las expectativas y necesidades del resto de procesos, el sistema obtiene los resultados deseado
• habilidad para centrar los esfuerzos en los procesos claves
  Existen procesos con mas importancia en la calidad final del producto que otros. Hay que centrar la atención en los procesos críticos sin desatender el resto de procesos.
• La seguridad probada de las partes interesadas, así como la consistencia, efectividad y eficiencia de la organización
  Conociendo las capacidades, necesidades, debilidades y fortalezas de nuestra organización. Lo que permite una mayor precisión en las evaluaciones y obtención de resultados.

Aplicar los principios de aproximación a la gestión, conduce a:

• Estructurar un sistema para alcanzar los objetivos de la organización de la forma mas efectiva y eficiente
  Los procesos son mas sencillos de organizar e integrar en un sistema global. Lo no eficiente, mas costoso, menos efectivo que obstaculice la producción o la calidad, ha de ser mejorado o eliminado..
• Entendiendo las interdependencias entre los procesos del sistema
  Es mas sencillo conocer las necesidades y expectativas del resto de procesos relacionados y adaptarse a ellos. Podemos utilizar el proceso de caja negra. Se introduce un input, que a su vez es salida otuput de otro proceso que mediante un proceso modifica ese input original en un output que es input del proceso siguiente. Cada input output, tienen que tener determinados requisitos. Si no se cumplen, es mas fácil identificar el proceso causante.
• Estructurando aproximaciones que armonicen e integren los procesos
  Los buenos datos, información y administración facilita la buena marcha e integración del resto de los procesos, al estar las decisiones basadas en los mejores criterios. Gracias a la mejora continua las interrelaciones entre cada proceso, fruto de la innovación y la experiencia, mejoran la armonía de los diferentes procesos, eliminando defectos del producto.
• Proporcionando una mejor comprensión de los papeles y responsabilidades necesarias para alcanzar objetivos comunes y mediante esta forma, reducir cruces de funciones que se convierten en una barrera
  Se obtiene una visión mas clara de la organización, y permite separar procesos, necesidades y responsabilidades. Se puede estimar lo se puede obtener de cada proceso, y sus necesidades. Eliminando interferencias entre procesos.
• Entendiendo las capacidades de la organización, y estableciendo un recurso previo necesario a la acción
  Estudiando los procesos, es mas sencillo comprender y analizar las capacidades de la organización. Y permite establecer la asignación de recursos necesarios para lleva a cabo determinada acción.
• Identificando y definiendo cómo específicas actividades dentro de un sistema pueden operar -de forma coordinada-
  Con una mejora del conocimiento global y específico de los elementos de la organización, es mas sencillo conocer las posibilidades de acción adaptación y mejora. Es mas sencillo determinar los outputs de cada proceso que es necesario mejorar.
• A una mejora continua del sistema mediante la medida y la evaluación.
  Con una división y compartimentación en procesos. Es mas sencillo implantar la mejora continua a al sistema aplicándolo a los procesos, Para ello, tendremos instrumentos de medida, y medios de evaluación objetivos, consistentes y eficaces. Se pueden centrar los esfuerzos con menos coste en los procesos que se desea mejorar.